Quando si ha un flusso di lavoro costante, con molti clienti e ciascuno di essi con molti progetti aperti, diventa piuttosto complicato riuscire a gestire tutto senza annotarsi le scadenze e suddividere ogni lavoro in una o più fasi. Se si lavora in un team, poi, potrebbe essere necessario assegnare un determinato compito o progetto ad un membro in particolare.

Sappiamo bene che probabilmente, tutti quelli che stanno leggendo questo articolo si riconoscono nella descrizione, semplicemente perché è un problema comune a tutti i professionisti che lavorano sul web.

In questi casi, la soluzione migliore è quella di optare per un project management tool, ossia uno strumento di gestione dei progetti che consenta di suddividere i lavori da svolgere in varie sezioni e impostare scadenze e compiti da svolgere, le task appunto, e assegnarle a chi in azienda si occupa di quel tipo specifico di attività.

Sul web esistono numerosi tool che permettono di fare ciò. Noi ne abbiamo individuati cinque, che vale la pena testare.

1. Todoist

In assoluto uno dei più popolari. Interfaccia semplice, con la possibilità di dividere i progetti in sotto-progetti e le task in sotto-task. È possibile, inoltre, condividere le task con altre persone e discutere con il team, anche se tale funzione non è molto intuitiva.

Esiste una versione premium che include la possibilità di etichettare le task, commentarle e impostare dei reminder.

Graficamente è molto semplice e diretto, tuttavia, le sue caratteristiche non lo rendono adatto, a nostro avviso, ad un team, talvolta numeroso, di persone. Indicatissimo, invece, per chi lavora come freelance.

2. Trello

Con la possibilità di creare diverse bacheche, Trello si rivela molto versatile per gestire i progetti dei clienti. Ogni bacheca può avere diverse liste di task con la possibilità di impostare scadenze, etichette e assegnatario. Ogni task può essere commentata ed è possibile allegare dei file.

La funzione delle liste, in particolare, permette di differenziare le task tra quelle non iniziate, quelle in corso e quelle completate, ma è anche possibile usare le etichette per tale scopo. Insomma, Trello è molto versatile e ricco di possibilità. Molto di più di quanto possa sembrare.

3. Asana

Strumento completo e ricco di funzionalità: c’è la possibilità di creare team diversi che gestiranno ciascuno i propri progetti e ogni progetto ha le sue task. È disponibile la visualizzazione in lista così come quella in calendario. C’è la possibilità di creare sub-task e task ricorsive. La grafica, forse è un po’ troppo elaborata, ma il sito è comunque veloce e abbastanza intuitivo.

4. Flow

Ancora semisconosciuta, Flow è molto simile ad Asana: stessa possibilità di creare team diversi, così come i progetti, le task e le sub-task. Le uniche differenze sono costituite da pochi dettagli come la schermata di overview, assente in Asana, che permette di visualizzare le task di tutti, in tutti i progetti e in tutti i team, sia in forma di calendario che in forma di lista e la possibilità di mettere fine alla ricorsività di una task in modo del tutto automatico.

Un ottimo tool, se preso da solo, ma se comparato ad Asana, che è gratuito, non c’è ragione che giustifichi il suo prezzo, seppur basso.

5. Quire

La vera novità tra i project management tools: non esiste gestione dei team, dunque un unico team crea progetti diversi con task e sub-task (anche ricorsive) in più livelli, azione che richiede letteralmente due click. Ovviamente è possibile assegnare un progetto o una task a determinate persone, così come è possibile segnare le task con delle etichette. Se non si hanno particolari esigenze, data la sua velocità e immediatezza, Quire può essere perfetto per i piccoli team.